Presentazioni, 25 anni d'incubo: come evitare la Powerpointosi

Ultimo aggiornamento: 2017/11/06 6:00.

PowerPoint, il popolarissimo e al tempo stesso odiatissimo software per presentazioni, compie 25 anni. Nacque infatti il 14 agosto 1984 Presenter (questo il suo nome iniziale), realizzato non da Microsoft, ma dalla californiana Forethought Inc. Come cambiano i tempi: originariamente questo software esisteva solo per Mac.

Nell'agosto del 1987, Microsoft comprò la Forethought per 14 milioni di dollari. Presenter fu ribattezzato PowerPoint e fu sviluppato ulteriormente da Microsoft per Windows e per Mac.

Oggi ha 500 milioni di utenti che mostrano al pubblico o ai dipendenti o ai clienti circa 30 milioni di presentazioni ogni giorno e vende ogni anno per un controvalore di oltre 100 milioni di dollari, detenendo il 95% del mercato del software per presentazioni.

Powerpoint, come tutti i software per presentazioni, viene spesso criticato perché spinge alla powerpointosi: la tendenza a diventare fragile gruccia degli oratori incapaci e a tediare il pubblico che subisce le presentazioni malfatte. E' vero che la struttura stessa di una presentazione tende a schematizzare e incasellare spesso eccessivamente i concetti, ma è anche vero che gran parte della colpa delle tante presentazioni noiose ed inefficaci è di chi le realizza.

Ecco qualche consiglio in proposito, raccolto qua e là dalle mie esperienze, da questo articolo della BBC e soprattutto dall'ottima presentazione-parodia Death By Powerpoint di Alexei Kapterev (PDF). Naturalmente, trattandosi di consigli sulle presentazioni, ve li offro in forma di elenco puntato. Volevo scriverli in lettere gialle su sfondo blu, ma mi sono trattenuto.

• Non voltate le spalle al pubblico. Il pubblico è lì per ascoltare voi, per sentirvi parlare dal vivo, non per guardare le slide. Trovate la maniera di tenere sotto controllo cosa c'è realmente sullo schermo dietro di voi senza voltarvi e mantenete il più possibile il contatto visivo con il pubblico.
• Evitate fiumi di testo. Le slide non devono essere come pagine di libro. Se lo sono, la gente farà fatica a leggerle e a seguire contemporaneamente quello che state dicendo. Devono contenere poche parole essenziali: il discorso articolato dovete farlo voi.
• Non leggete le slide. Chi legge mentalmente va molto più veloce di chi legge ad alta voce, per cui ripetere pari pari il contenuto delle slide è mortalmente noioso.
• La presentazione non è la scaletta delle cose che dovete dire. Deve essere un complemento arricchente al vostro discorso: non deve essere lo schema del discorso. Quello va messo nelle note su schermo che il pubblico non vede, oppure su un foglio di carta.
• Evitate scritte microscopiche e grafici troppo intricati. È una presentazione, santo cielo, non un esame della vista. Il pubblico non riuscirà a cogliere tutti i dettagli, se sono minuscoli.
• Evitate schemi di colore troppo sgargianti, ma anche quelli banali. Il già citato testo giallo su sfondo blu è da evitare il più possibile, come lo sono i colori psichedelici. I modelli predefiniti dei programmi per presentazioni di solito sono un buon compromesso, ma bisogna ricordarsi di usarli e di variarli periodicamente. Tenete presente che le condizioni di luce di una proiezione sono sempre peggiori di quelle nelle quali guardate la presentazione sul vostro monitor.
• Usate immagini efficaci. Non ricorrete alla clipart insignificante e già vista: ricorrete a foto d'impatto, divertenti o simboliche, che aggiungano contenuto invece di complementare le parole. Se potete esprimere un concetto esclusivamente mediante un'immagine, fatelo.
• Spezzate le slide prolisse. Troppi concetti in una singola slide non verranno memorizzati. Suddivideteli su più slide.
• Preparate un'introduzione accattivante e una frase finale memorabile. Non siete lì per fornire a voce quello che potreste distribuire come stampato. Ogni presentazione è, a modo suo, uno spettacolo emozionale. Se non mostrate che quello di cui parlate vi appassiona, non potete pretendere di appassionare il pubblico.
• Provate, provate, provate. Fate passare e ripassare le slide per assicurarvi che le transizioni avvengano correttamente e che gli elementi di ogni slide appaiano nell'ordine giusto. Esercitatevi a fare la presentazione provandola ad alta voce per controllarne i contenuti e la durata.
• Controllate l'ortografia. Lasciare strafalcioni è il modo migliore per comunicare al pubblico che siete superficiali e disattenti.
• Non mostrate al pubblico il contatore del numero delle slide. Questo spinge lo spettatore a fare un conto alla rovescia mentale e a concentrarsi sul "quanto manca ancora" invece che sui contenuti. Non c'è come vedere "1 di 178" per far scappare il pubblico o indurlo a simulare malori.
• Attenti alla cliccata fantasma. Alcune transizioni richiedono tempo per essere visualizzate. Se cliccate prima che siano finite, credendo che il computer non abbia "preso" la cliccata precedente per andare avanti, finirete nella slide successiva e vi perderete. Tenete d'occhio gli indicatori sul vostro schermo, che segnalano quando ogni transizione è stata completata.
• Memorizzate i tasti d'emergenza. Se scappa una cliccata fantasma, o volete saltare una slide o tornare indietro, segnate su un Post-it i tasti da usare. Vi servirà nei momenti di panico.
• Includete solo quello che vi serve per illustrare il concetto. Non rimpinzate la presentazione di dati irrilevanti.
• Provate le connessioni. Verificate in anticipo che il vostro computer sia compatibile con il videoproiettore e se possibile lasciatelo collegato e impostato. Assicuratevi che l'alimentatore del computer sia inserito e alimenti correttamente il computer, altrimenti la vostra presentazione verrà interrotta tragicamente dallo spegnimento del PC.
• Spegnete screensaver e risparmio energetico. Se parlate troppo a lungo su una slide, non volete che lo schermo dietro di voi diventi nero o, peggio ancora, faccia scorrere sul megaschermo la vostra collezione di foto porno.
• Preparate un backup; anzi due. Tenete una copia della presentazione su una penna USB e generatene una versione in formato PDF, da mettere anch'essa sulla penna. Il PDF funzionerà su qualsiasi computer d'emergenza. Stampate una copia della falsariga della vostra presentazione. La carta non crasha.
• Usate il vostro computer; se necessario, insistete. Specialmente se c'è poca luce in sala, rischiate di non trovare i tasti dove siete abituati a trovarli, e il software e il sistema operativo possono essere differenti e incompatibili. A volte basta una versione leggermente differente di software per rovinare l'impaginazione, ed è facilissimo che il computer altrui non abbia i vostri font prediletti.
• Non guardate la persona che sta dormendo. C'è sempre, anche se la vostra presentazione tratta di lingerie per pornostar, e se cominciate a fissarla perderete irrimediabilmente entusiasmo e concentrazione.

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