Configurare un Mac (e non solo) per una presentazione

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Come probabilmente sapete, faccio parecchie conferenze, nelle quali uso un Mac e il software Keynote per gestire le presentazioni. Visto che strada facendo ho imparato un po' di trucchi del mestiere (anche dagli errori miei e di altri relatori), ho pensato di condividerli qui. Magari vi possono essere utili anche se non usate un Mac. Se avete altri suggerimenti da aggiungere, segnalateli nei commenti.

Colgo l'occasione per chiedere agli altri utenti di Keynote: anche a voi la versione 6 tende a piantarsi in modo random quando mostrate una slide nella quale appaiono in sequenza molti oggetti? A me lo fa con le presentazioni importate dalla versione 5. Non lo fa in quelle create ex novo in Keynote 6.

Aggiornamento: i commentatori ripescano e segnalano anche questo articolo e questo sullo stesso tema.

Preliminari

Portate dei vostri cavi VGA/HDMI/DVI, meglio se lunghi: spesso quelli già disponibili sono troppo corti e a volte proprio non funzionano.

Portate anche una presa elettrica multipla per collegare eventuali accessori e soprattutto una piccola lampada per illuminare eventuali appunti cartacei: ricordate che quando farete la presentazione la sala sarà probabilmente molto buia. Io porto con me una lampada a stelo flessibile alimentata dalle porte USB.

Abbiate sempre un piano B: fate una copia della presentazione su un altro supporto e in formato PDF, che nel peggiore dei casi potrete mostrare usando un computer altrui.

Usate il vostro computer

Salvo emergenze disperate (tipo il vostro laptop rubato, intriso di caffè o incendiato), non accettate mai di riprodurre la presentazione su un computer differente da quello che avete usato per crearla: insistete per usare il vostro computer, naturalmente fornendo eventuali adattatori per il cavo video. La compatibilità è un mito: la versione di Keynote/PowerPoint/Impress che avete voi sarà quasi inevitabilmente differente da quella presente su un computer ospite; mancherà quasi sicuramente qualche font che avete usato; e una presentazione importata da un altro software (per esempio un PowerPoint importato in Keynote o un Keynote esportato in PowerPoint) non funzionerà mai come l'originale. Troncamenti, animazioni sballate e frecce fuori posto sono praticamente garantiti.

So che i PC Windows spesso hanno problemi a riconoscere il monitor esterno/videoproiettore senza un riavvio dopo averlo collegato e che quindi chiedere di collegare il vostro computer può essere una scocciatura e una perdita di tempo per i tecnici di sala, ma i Mac non hanno questo problema. Per questo li uso per le presentazioni: riconoscono sempre il monitor esterno senza aver bisogno di riavviare.

Account separato

Create sul computer un account utente separato da quello che usate per qualunque altra cosa (lavoro, gioco, altro) e adoperatelo esclusivamente per le presentazioni. Questo permette di configurarlo su misura per questo scopo e avere un ambiente azzerabile standard.

Inoltre impedisce che le personalizzazioni o le attività extra-presentazione possano fare capolino in modo fastidioso o imbarazzante, per esempio tramite la cronologia che contiene siti indelicati (che emergono allegramente nell'autocompletamento, come quando digitate you per visitare Youtube e viene proposto automaticamente Youporn) oppure tramite uno screensaver che attinge alla cartella delle foto e comincia a mostrare al pubblico le foto delle vostre vacanze o peggio.

Per condividere i dati fra l'account per le presentazioni e quello di lavoro usate Dropbox o simili oppure, meglio ancora, un disco esterno o una penna USB. Sul mio Air uso una scheda SD “troncata” che non sporge (la sporgenza sarebbe pericolosa quando si ripone il computer) e fa da secondo disco interno (PNY StorEdge).

Configurazione dell'account per le presentazioni

Sfondo. Scegliete uno sfondo che sia visivamente ben diverso da quello che usate per gli altri account, così farà da promemoria visivo del fatto che state usando l'account giusto. Non usate uno sfondo nero o monocromatico: spaventa i tecnici perché fa sembrare che il videoproiettore non stia ricevendo alcun segnale. Tenete presente che questo sfondo potrebbe comparire prima o dopo la presentazione.

Screen saver. Disabilitate qualunque salvaschermo (sul Mac, Preferenze di Sistema - Scrivania e Salvaschermo - Salvaschermo - Avvia dopo: Mai).

Niente barra menu nel secondo monitor. Per evitare che prima della presentazione compaia sullo schermo pubblico la barra menu, andate in Preferenze di Sistema - Mission Control e disattivate I monitor hanno spazi separati. È necessario riavviare per rendere attiva questa modifica, che è particolarmente ben nascosta nelle opzioni del Mac.

Notifiche disabilitate. Non c'è niente di più fastidioso di un bel fumetto di notifica che compare sullo schermo pubblico nel bel mezzo di una presentazione e avvisa che c'è un aggiornamento del sistema operativo pronto da installare oppure che è stato trovato un virus. Disabilitate tutte le notifiche: in Preferenze di Sistema - Notifiche, disattivate Mostra notifiche sullo schermo bloccato e Mostra in Centro Notifiche per ciascuna app presente nell'elenco In Centro Notifiche. Per maggiore sicurezza, già che siete nella configurazione delle notifiche, attivate anche Non disturbare: impostatelo dalle 00:01 alle 23:59 (cioè sempre), quando il monitor è in stop e anche durante la duplicazione su TV o proiettori.

Pairing del telecomando. Se usate il telecomando standard Apple, controllate che sia attivato il pairing e che non venga accettato qualunque telecomando dello stesso tipo: questo è uno scherzo classico da fare ai conferenzieri noiosi.

Doppio monitor con note

Questa è una scelta che vedo adottare da pochissimi relatori, eppure è stupendamente efficace: impostate Keynote in modo che mostri sullo schermo del vostro computer l'interfaccia di gestione e le note intanto che sullo schermo pubblico viene mostrata la presentazione (Keynote - Preferenze - Presentazione - Abilita “Visualizzazione presentatore”).

Quello che vede il pubblico

Quello che vedo io

Questo permette di evitare l'effetto gruccia: troppo spesso vedo presentazioni il cui testo è semplicemente un elenco di punti che servono da promemoria per il relatore, che li visualizza e poi li spiega. È molto più efficace descrivere un concetto, attingendo come promemoria alle note (nel riquadro bianco in basso dello screenshot qui sopra), e poi far comparire un'immagine o una frase che lo ribadisca e riassuma: tutto resta maggiormente impresso nella memoria dello spettatore.

La Visualizzazione Presentatore, che c'è anche in Powerpoint e in Impress ma non viene quasi mai usata, nel Mac mostra la slide corrente sulla sinistra e quella successiva sulla destra e permette anche di saltare rapidamente da una slide all'altra in modo fluido (dal punto di vista del pubblico) se si fa comparire la colonna di sinistra, come mostrato qui sopra. C'è anche un comodo timer e/o orologio per non sforare troppo rispetto ai tempi previsti.

Schermata di test e slide vuota in fondo

Predisponete una slide che contenga soltanto lo sfondo standard e mettetela a fine presentazione: così non comparirà l'avviso di fine presentazione e non lascerete sullo schermo pubblico un singolo concetto che distrae. Se volete, mettete in questa slide le coordinate per contattarvi o il logo aziendale/professionale.

Dopo questa slide, predisponete un'altra slide con un'immagine che consenta la verifica dei colori, della messa a fuoco e della completezza dell'inquadratura (tipo quella qui accanto, alla quale aggiungete una cornice chiara che segua il perimetro della slide). Vedersi un'intera presentazione con il bordo destro o sinistro troncato è esasperante, e scoprire a metà presentazione che il cavo VGA ha un pin rotto per cui i colori sono tutti falsati è un bel modo di rovinare la vostra fatica.

Perché consiglio di mettere la slide di test in fondo e non all'inizio? Perché se la si mette all'inizio, quando la mostrate parte il timer della presentazione e vi falsa il conteggio del tempo effettivo di presentazione.

Prima di cominciare

Il giorno della presentazione, fate un riavvio del computer. So che molti utenti Apple e Linux (quelli Windows un po' meno) tengono i computer accesi o in standby per giorni, perché sono abituati a sistemi operativi stabili, ma un crash durante una presentazione è imbarazzante e capita meno facilmente se il computer è stato riavviato di recente. Il reboot non serve per fargli riconoscere correttamente il videoproiettore (quello avviene automaticamente), ma per togliere dalla memoria eventuale fuffa accumulata.

Controllate di nuovo le impostazioni delle Notifiche, specialmente se avete installato o aggiornato del software.

Se non vi serve Internet, scollegatevi dalla Rete, per evitare partenze di aggiornamenti software e di notifiche.

Se vi serve Internet, assicuratevi che la connessione offerta dalla sala non sia filtrata (capita spesso nei locali pubblici e nelle scuole). Se lo è, bypassatela con una VPN o simile, oppure usate una vostra connessione cellulare (da provare prima).

Se non usate il Bluetooth, disattivatelo. Eviterete che qualche burlone vi mandi un file porno nel mezzo della presentazione.

Vuotate la cache e la cronologia del browser: i siti che vi servono vanno messi nei Preferiti.

Controllate il volume dell'audio.

Controllate le batterie del vostro telecomando e tenetene pronta una serie di riserva. Controllate che il telecomando funzioni, e che continui a funzionare anche quando vi allontanate dal computer.

Provate la vostra schermata di test e controllate che i colori siano corretti, il cerchio sia rotondo e l'inquadratura sia completa.

Assicuratevi che il computer sia collegato all'alimentazione di rete: non volete che vi si interrompa la presentazione con un imbarazzante avviso di batteria esaurita oppure che il computer si spenga di colpo sul più bello per esaurimento delle batterie. Controllate che l'alimentatore stia davvero alimentando e non sia inserito male nel computer o nella presa. Controllate anche che la presa sia alimentata e non sia comandata dall'interruttore delle luci di sala, per cui smette di alimentare quando vengono spente le luci per iniziare la presentazione (capita anche questo).

Provate il microfono e scoprite a che distanza e con che angolazione va tenuto per evitare rumori fastidiosissimi.

Spegnete il vostro telefonino oppure mettetelo in vibrazione e affidatelo a una persona di fiducia, così non squillerà e non causerà disturbi nei microfoni.

Tenete a portata di mano un bicchiere d'acqua, preferibilmente non gassata (altrimenti il ruttino da sopprimere vi assillerà per tutta la presentazione). Se vi portano una bottiglietta, apritela prima di cominciare. Dai commenti arriva anche il suggerimento di fare pipì appena prima dell'inizio. Aggiungo la Regola di Alec Guinness: prima di andare in palcoscenico, soffiati il naso e controllati la patta dei pantaloni.

Fatto tutto questo, buona fortuna!